グループワークにはGoogle Docsを取り入れるべき

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学生時代、グループワークを求められた方は多いと思う。
かくいう自分も経験したし、現在通っている場所でもわりと頻繁にグループワークを要求される。内容自体は意見をまとめて提出する程度のものから、プレゼンを作り上げてメンバー全員で発表するものまで多岐にわたる。
グループワークが嫌いな人も多いようだが、自分はどちらかといえば好きな方だと思う。もちろん、意見をまとめたりしなければいけない分グループワークは手間がかかるし、場合によっては一人でやった方が速いし効率的なこともある。
しかし、一人でやるとどうしても自分のアイデアの固執してしまったり、そこから抜け出せなくなってします。柔軟な視点がないと言い換えれば良いだろうか。その点、グループワークでは自分が考えもしなかった意見が出てきたり、人の知らない一面が見えたりして楽しい。

ただ、グループワークで唯一面倒だと感じるのが「メンバーの時間を合わせる」ということ。
それぞれのタスクの割り振りや、作業が完了したものをどうまとめるのか、そういったものを決めるためには時間を合わせて集まる必要がある。負荷の低い課題などは1、2回会うだけで全て決まってしまうことも多いが、プレゼンなどの場合はそうもいかない。
テーマを決めて情報を精査し、展開を考えてパワーポイントに落とし込んだ後、発表の練習をする。意見がまとまらないと何回も集まる羽目になる。グループメンバーの多くが社会人だった場合、時間の都合を合わせるのが難しく、結局グダグダと本番まで進んでいくことも多い。
当たり前だが、そんなグダグダのプレゼンで高評価を得ることもできない。一番の問題は、決めなければいけないことを決めずに誰もが「誰かがやってくれるだろう。」と放置することだと思う。

Google DocsとLINEグループの活用

こういった問題を解決するために、自分がグループリーダーになった時に取り入れたのが「Google Docs」と「LINEグループ」の活用。
使い方は簡単。まずはGootle SheetsかGoogle Docにタスクを書き出して、ベースとなるドキュメントを作成。それらの共有設定をしてGoogle Groupsもしくは、LINEグループに共有リンクを送ってメンバーとシェアをする。
LINEグループでタスク決めを話し合った後、それぞれが自分の担当部分をDocsに記載していく。そうすることでリアルタイムで情報共有を行うことができる。意見をまとめるだけのグループワークの場合はこれだけで完了。
あとは細かい部分をLINEで話し合って調整して提出するだけだ。

プレゼン課題の場合は、全員でSlideを変更すると収拾がつかなくなる場合があるのでスライド作成の担当を1人か2人用意しておく。それ以外のメンバーで情報収集や、スライド用の原稿のベース作成を進める。
出来上がったベースを元にスライド担当者がスライドを仕上げていく。

最後に出来上がったスライドをもとに発表の練習や微調整をして完成。
これは実際に集まってもやってもいいし、LINEやSkypeで済ませてしまってもいい。自分の場合はSkypeで済ませてしまうことが多かった。

この方法のデメリット

自分がリーダーになったグループワークはほぼこの方法で乗り切ったのだが、この方法も万能というわけではない。
自分が直面した問題点は

パソコンやスマホを持っていない人がいる
メンバーの能力・やる気に著しい差がある
Officeと比べると見劣りする部分はある

の3点。

(1) パソコンやスマホを持っていない人がいる

一度だけいたのが、スマホどころか携帯を持っていません、パソコンも持っていないしあまり使えませんがFAXなら大丈夫ですという人。
そもそもどうやってファイルを用意するつもりだったのか分からないが、持ってないものは仕方がない。なので、その人だけリーダーだった自分が直接会ってやりとりすることに。
手書きでもらった内容を自分が打ち込み、他のメンバーと共有する。ある程度まとまった段階でプリントアウトしその人にFAXを送る。
時間の自由が利く方だったのでこっちの都合に合わせて予定を調整してくれたこと、課題がそんなに難しいものではなかったことが幸いだった。

(2) メンバーの能力・やる気に著しい差がある

これはこの方法のデメリットというより、グループワークを行う上で誰もが経験したことだと思う。
ただ、Google Docsを利用した上記の方法だと、直接会って話し合ったりして作業を進めていく方法より個人の能力やモチベーションに頼る割合が多く、能力やモチベーションの差がより大きく影響する。なので、ギリギリまで作業せずに質の低いものを作る人が同じグループになると完成度に影響がでてしまう。そして大概の場合、そういった人に対して他のグループメンバーから不満が寄せられる。
かといってやらない人間に対して「君の仕事だから責任もってちゃんとやれ。」と言っても、反発してやらなくなる可能性もある。それに作業をしないのではなく、時間が取れなくてできないという理由も考えられる。なので、自分は作業が遅いメンバーに対してはサポートしたり、状況を見て他に割り振るようにしていた。
個人的にあまり上からモノを言われるのが好きではないので、そうしなように気を付けていた部分もあるけど。

(3) Officeと比べると見劣りする部分はある

やはりOfficeソフトと比べると見劣りする部分はあると思う。
特に複雑なものを共有しようとすれば、より顕著に表れてくるのかもしれない。ただ、今まで自分がやってきたグループワークの範囲では、メリットの方が大きく、このデメリットの部分はあんまり感じなかった。

今はこういったアプリ・サービスのおかげでグループワークのようなものがやりやすくなっていると思うのに、意外と周りに活用できていない人が多い。
学生だけでなく、複数人が関わるプロジェクトなどにも有効なのでぜひ試してみてほしい。
ただ、自分は専門ではないので詳しくはわからないが、扱う情報によってはセキュリティ上の問題をきちんと確認し、クリアにしておいた方がいい。